請求書をメールで送付する際のポイントをお伝えいたします。請求書の内容に誤りがないかを確認した後、添付ファイルとしてPDF形式で請求書をメールに添付いたします。この際、メールの添付ファイル名には請求書の発行日や請求先の企業名を含め、分かりやすい形にするよう心掛けてください。これにより、受領者が迅速かつ正確に請求書を識別できます。
次に、送付状についての重要な点を述べます。送付状は郵送時に同封することが一般的ですが、メールの場合も本文に簡潔に送付の旨を記載しましょう。例えば、「添付の請求書をご確認いただき、ご入金をお願い申し上げます。何かご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください」といった内容が適切です。
具体例として、先月分の請求書をご参照いただきます。発行日は5月1日で、添付ファイル名は「2024年5月請求書_〇〇株式会社」となります。メール本文には、「ご拝受いただきました請求書に誤りがないかご確認いただき、何か問題がございましたら速やかにご連絡いただけますようお願いいたします」と記載いたします。
理由として、この方法を取ることで請求書の紛失や誤りを防ぎ、お客様と円滑なコミュニケーションがとれる利点があります。特にメールでの送付はスピーディかつ効率的であり、お客様にとっても受け取りが容易です。
最後に、請求書の発行日や添付ファイル名、本文の記載例を確認してください。これにより、実際の業務に役立てることができるでしょう。
目次
請求書を送付するメール
取引先の担当者に、請求書を送付する際のメール本文を、ChatGPTで作成する場合のプロンプトです。
#命令書
あなたは経理担当者です。以下の情報を元に取引先へのなるべくビジネスライクな表現メールを作成してください。
#目的
サービス利用料の請求書の送付
#主要な詳細
請求書は1枚添付している
支払い期日は2023年1月31日
#希望するアクション
不備があれば連絡がほしい
件名：
本文：
[相手会社名]
[相手の担当者名] 様
何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたのメール署名]
件名: サービス利用料の請求書送付について
本文:
いつもお世話になっております。[相手会社名]の[相手の担当者名]様におかれましては、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社より提供しているサービスに伴う利用料について、請求書を添付いたしました。お手数をお掛け致しますが、添付の請求書をご確認いただき、弊社指定の口座へ2023年1月31日までにお支払い賜りますようお願い申し上げます。
請求書の詳細について何かご不明点やご質問がございましたら、遠慮なくお知らせいただければと存じます。また、もし請求書に不備がございましたら、迅速に修正いたしますので、お知らせくださいますようお願いいたします。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、何かご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。今後とも、より一層のご発展とご繁栄をお祈り申し上げます。
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
[あなたのメール署名][あなたのフルネーム]
[あなたの役職]
[あなたの連絡先情報]
まとめ
プロンプトに基づいて、経理担当者が請求書送付に関するメールを作成する際ご参考にしてください。
